La retención es un componente fundamental de cualquier programa de gestión de registros.  Un programa de retención claramente definido garantiza el almacenamiento de los registros correctos en instalaciones de Iron Mountain durante el periodo de tiempo adecuado y su destrucción en el momento oportuno. Esto cumple la legislación nacional y respeta las normas del sector.  Gestión de registros de Iron Mountain Connect le ayuda a gestionar de forma eficaz su programa de retención y a reducir los riesgos y costes asociados a una retención excesiva o insuficiente de registros.

El diseño flexible de Gestión de registros de Iron Mountain Connect le permite cubrir las necesidades de retención de una amplia variedad de organizaciones. Dada la naturaleza compleja y variada de los programas de retención, el equipo de cuentas de Iron Mountain trabaja con usted para evaluar sus necesidades con el fin de configurar la opción de retención que mejor las cubra.  

Los códigos de registro impulsan la política de retención; se utilizan en Gestión de registros de Iron Mountain Connect para calcular automáticamente el periodo de tiempo que se retiene un registro.  Los códigos de registro se definen a nivel de empresa, cliente y departamento.  Los clientes que utilizan Gestión de registros de Iron Mountain Connect para calcular la retención están obligados a asignar un código de registro al crear una caja o expediente; sus opciones de retención determinan cómo funciona un código de registro y sus campos de datos de destrucción asociados. 

Los códigos de retención también juegan un importante papel en el programa de retención; le permiten anular los campos de retención de un registro y evitan la destrucción de registros cuando sea necesario.  Puede aplicar retenciones de caja a caja, o bien aplicar una retención que afecte a un código de registro, departamento o cliente completo.  Juntos, los códigos de retención y de registro trabajan para permitirle crear y gestionar un programa de retención específico y eficaz.   

 

Opciones de retención

Dada la naturaleza compleja y variada de los programas de retención, el equipo de cuentas de Iron Mountain trabaja con usted para evaluar sus necesidades con el fin de configurar la opción de retención que mejor las cubra.  Los pasos asociados a cada opción de retención se describen en Crear una caja:

• La retención no se calcula: si su organización no utiliza Gestión de registros de Iron Mountain Connect para calcular la retención, el código de registro y la fecha de destrucción introducidos se usan únicamente como referencia y no se realiza ningún cálculo automático. 
• La retención se calcula:   Si su organización utiliza Gestión de registros de Iron Mountain Connect para calcular la retención, la aplicación se puede configurar para que calcule la retención de las siguientes maneras:
  • Calculo automático a partir de la fecha de configuración: Gestión de registros de Iron Mountain Connect calcula automáticamente la retención de todas las cajas que cree tras contratar el uso de la función de retención. Las cajas creadas antes de la fecha de configuración no se convierten para el uso del cálculo automático de retención y no requieren actualización. 
  • Cálculo automático para todas las cajas: Gestión de registros de Iron Mountain Connect calcula automáticamente la retención para todas las cajas, nuevas y existentes. 
  • Anulación manual de cálculos automáticos: Su organización puede anular manualmente los cálculos automáticos según sea necesario para acomodar excepciones. Los campos Indicador de destrucción y Fecha de idoneidad para la destrucción funcionan como campos de entrada manual que anulan el Periodo de idoneidad para la destrucción del código de registro.